Ви відчуваєте, що тонете в бізнес-завданнях, a паперова робота лише погіршує процес? З розвитком технологій вдосконалюються способи залишатися організованими. Сьогодні пропонуємо вам розглянути найкращі способи полегшити управління своїм бізнесом та як влучно обрати онлайн-додатки для його організації.

Що таке додатки для ведення бізнесу?

Застосунки з організації можуть вирішувати як комплексі проблеми, так і допомогати з певними бізнес потребами, як наприклад календар Google. Інструменти такого формату допомагають керувати повсякденною діяльністю та інформацією, наприклад:

• Створювати інтерактивні списки задач.
• Автоматизувати імейли та комунікацію з клієнтами.
• Створювати простір для співпраці над командними проєктами.
• Планувати зустрічі та події за допомогою онлайн планувальника.
• Відстежувати час та ресурси, витрачені на виконання завдань.
• Зберігати файли і документи в одному місці.

Одна з найбільших переваг впровадження таких програм — централізація усіх бізнес-процесів. Ці застосунки доступні онлайн, працюють на різних пристроях і зберігають ваші дані в хмарі для легкого доступу з будь-якого місця.

Як ще додатки можуть допомогти вашому бізнесу?

В залежності від формату вашого бізнесу, організаційні додатки можуть допомогти вам наступним чином:

1. Підвищити продуктивність

Уявіть, що ви працюєте в сфері дизайну з кількома клієнтами. За допомогою організаційного додатку ви можете створити дошку для кожного проєкту, відстежувати прогрес і встановлювати дедлайни. Це допомагає вам керувати робочим навантаженням і гарантує, що ви ніколи не пропустите важливі зустрічі, що має вирішальне значення для підтримання гарної репутації та забезпечення майбутньої роботи.

2. Стандартизувати бізнес-процеси

Як менеджер з маркетингу, ви відповідаєте за кілька кампаній одночасно. Використовуючи додаток для управління завданнями, ви можете класифікувати завдання за кампаніями, встановлювати рівні пріоритетів і призначати завдання членам команди. Це гарантує, що кожна деталь буде врахована, а команда знатиме про свої обов’язки та дедлайни.

3. Заощадити час на керуванні довгостроковими проєктами

Якщо ви менеджер проєкту, який контролює розробку нового програмного додатку, використання інструменту управління проєктами дозволить вам скласти графік всього проєкту, призначити завдання розробникам, відстежувати прогрес і вносити корективи в разі потреби. Це може бути особливо корисно для довгострокових проєктів, гарантуючи, що команда не відстає від графіка і що проміжні етапи будуть досягнуті вчасно.

4. Слідкувати за часом

Уявіть, що ви працюєте над складним проєктом, який включає різні завдання, такі як дослідження, написання та редагування. Без функції відстеження часу ви можете витратити цілий день на дослідження, не усвідомлюючи, що нехтуєте написанням та редагуванням, які є не менш важливими. Використовуючи організаційний додаток з функцією відстеження часу, ви можете виділити певні часові проміжки для кожного виду діяльності та забезпечити збалансований підхід до вашого проєкту.

5. Співпрацювати ефективніше

Уявіть собі маркетингову команду, яка працює над запуском кампанії в різних часових поясах. Без ефективних інструментів співпраці члени команди можуть зіткнутися з проблемами непорозуміння та затримкою відповідей. Додаток для онлайн-організації полегшує обмін повідомленнями та файлами в режимі реального часу, дозволяючи команді безперешкодно працювати разом, ніби вони знаходяться в одній кімнаті.

6. Заощаджувати гроші

Потрібно керувати запитами клієнтів, замовленнями та слідкувати за станом складу кожного дня? Виконання цих завдань вручну може забирати багато часу та призводити до помилок. Автоматизувавши електронну пошту клієнтів та відстеження запасів, магазин може працювати ефективніше, зменшити потребу в додатковому персоналі та заощадити гроші.

Переваги організаційних додатків

На цьому етапі ми вже можемо відокремити переваги впровадження веб-застосунків та додатків у бізнес-процеси, а саме:

• Спрощене управління робочим процесом. Організаційні програми впорядковують робочі процеси, дозволяючи автоматизувати, наприклад, сповіщення електронною поштою про прострочені завдання та нагадування про подальші дії, що підвищує продуктивність.
• Централізоване управління контактами. Ці програми консолідують контактну інформацію, забезпечуючи легкий доступ до даних клієнтів і потенційних клієнтів, усуваючи необхідність керувати контактами вручну.
• Покращена пріоретизація завдань. Розбиваючи завдання на керовані частини та призначаючи пріоритети, організаційні програми допомагають користувачам зосередитися на найважливіших завданнях.
• Фокусування на цілях. Організаційні додатки допомагають визначити ключові проєкти та сконцентруватися на них, зменшуючи ризик роботи над низькопріоритетними завданнями.
• Покращена командна співпраця. Онлайн-додатки полегшують організацію та співпрацю в команді, створюючи групи за ролями та забезпечуючи легкий обмін файлами.
• Ефективне управління фінансами. Додатки автоматизують фінансові процеси, такі як відстеження витрат, заощаджуючи час і зменшуючи ручне введення даних завдяки скануванню квитанцій безпосередньо в облікові записи.
• Підвищений моніторинг продуктивності. За допомогою організаційних додатків легко контролювати щоденну діяльність, що допомагає оцінити рівень продуктивності та визначити сфери для вдосконалення.

Як обрати найкращий додаток для організації?

Якщо ви шукаєте організаційні інструменти або додатки, існує безліч варіантів. Однак не всі програми схожі між собою. Ось кілька речей, на які варто звернути увагу, перш ніж обирати організаційні програми.

1. Скільки коштують?

Ви можете отримати програми для організації на безкоштовних преміум-планах. Однак їхні базові безкоштовні плани зазвичай пропонують обмежені функції. Структура ціни залежатиме від доступних функцій. Деякі програми для організацій пропонують базові функції, тоді як інші – розширені.

2. Який користувацький інтерфейс (UI) вони мають?

Деякі організаційні програми мають простий інтерфейс, інші – складніший. Складність інтерфейсу впливає на зручність навігації в додатках. Простий інтерфейс, яким легко користуватися, має велике значення.

3. Чи інтегруються вони з іншими додатками?

Інтеграція між додатками організації – ще один фактор, який слід враховувати. Наприклад, якщо ви користуєтеся додатком Google Calendar або Google Tasks, вам потрібно вибрати додаток для організації, який інтегрується з ними.

4. Чи доступні вони на різних пристроях?

Вам потрібно вибрати додатки для організації, доступні для настільних комп’ютерів Mac, мобільних пристроїв Android та інших пристроїв на базі iOS і Android. Гнучкість використання мобільних додатків дуже важлива у випадках, коли ви не маєте доступу до веб-сайту через десктопний пристрій.

5. Чи сумісні вони з вашими пристроями?

Операційна система, яку ви використовуєте, може вплинути на можливість встановлення організаційної програми. Деякі додатки організації потребують пристроїв з iOS, тоді як інші підтримують лише телефони з Android;

6. Чи можу я налаштувати програми?

Багато організаційних програм дають вам можливість налаштувати їхній вигляд відповідно до вашого бренду та потреб бізнесу.

7. Чи мають вони заходи безпеки?

Безпека – один із найважливіших факторів, на який слід звертати увагу при виборі програм для організації. Переконайтеся, що вибрані вами програми для організації пропонують надійне шифрування та захист паролем.

8. Чи є у них політика конфіденційності?

Важливо знати, як програми обробляють вашу інформацію. Багато організацій збирають дані про користувачів.

Наприклад, деякі організаційні програми запитують дозвіл на доступ до вашого місцезнаходження. Інші можуть запитувати доступ до вашого списку контактів. Ви повинні знати про це, перш ніж завантажувати будь-яку організаційну програму.

9. Які альтернативи кращі?

Існує безліч програм для організації. Важливо порівнювати додатки з їхніми альтернативами. Чи починаються плани з високої ціни, чи у них є безкоштовні плани?

10. Скільки відгуків вони отримали?

Огляди дуже корисні, коли ви вирішуєте, які програми завантажити. Прочитайте якомога більше відгуків про програми, які ви розглядаєте, перш ніж прийняти рішення.

11. Які плюси і мінуси?

З’ясуйте, які плюси і мінуси мають додатки для організації, які ви хочете використовувати. Запитайте себе:

• Чи заощадять ці програми мій час?
• Чи допоможуть мені ці програми досягти моїх цілей?

Топ-5 програм, які варто розглянути (плюси, мінуси, ціна)

Ось 5 найкращих організаційних додатків, які допоможуть вам покращити свій бізнес. Деякі з цих додатків є чудовими і цілком варті річної преміум-ціни.

1. FuseBase (раніше Nimbus)

Один з найкращих універсальних додатків, FuseBase (колишня назва Nimbus), пропонує кілька інструментів для оптимізації робочих процесів у вашому бізнесі.

Переваги:

• Упорядкувати свої робочі процеси: Інтегруйте свої бізнес-процеси з FuseBase, щоб підключитися до таких додатків, як Google Docs, Sheets і Calendar, для більш організованого та автоматизованого робочого процесу.
• Зафіксувати свої ідеї: Використовуйте внутрішню робочу область FuseBase для створення насичених нотаток з текстом, відео, голосовими нотатками, зображеннями, посиланнями і документами, і зберігайте всі свої ідеї в одному місці.
• Поділитися своїм контентом: Легко завантажуйте та діліться своїми відеозаписами, скріншотами або документами за допомогою хмарного сховища FuseBase. FuseBase Портали пропонують як приватні, так і загальнодоступні посилання для спільного використання.
• Ефективно керувати проєктами: Відстежуйте свої завдання та проєкти за допомогою FuseBase, щоб створювати списки справ, додавати теги, встановлювати терміни виконання і бути впевненими, що нічого не залишиться поза увагою.

Недоліки:

• Відстутність додатку: Функціонал FuseBase підлаштований до браузерного використання з будь-якого пристрою, в тому числі працює мобільна версія програми

Плани:

• Безкоштовний тарифний план.
• Стандарт – від $9/місяць.
• Отримання індивідуальної цінової пропозиції після звʼязку з командою FuseBase.

2. Google Calendar App

Календар Google — це широко відомий безкоштовний додаток для календаря з потужними функціями.

Переваги:

• Просте планування: Легко призначайте зустрічі та заходи.
• Інтеграція з Google Meet: Пряме посилання на відеоконференції.
• Нагадування: Ніколи не пропускайте події з оповіщеннями.
• Множинні календарі: Ідеально підходить для командної роботи.
• Колірне кодування: Спростіть організацію за допомогою кольорів.

Недоліки:

• Потрібен інтернет: Офлайн доступ недоступний.
• Потрібен обліковий запис Google: Необхідно зареєструватися для використання.
• Простий дизайн: Обмежена персоналізація.
• Може бути переповнений багатьма подіями.

Плани:

• Безкоштовний тарифний план.

3. Dropbox

Dropbox — ключовий гравець на ринку хмарних сервісів зберігання даних.

Переваги:

• Легко синхронізується між пристроями та онлайн.
• Просте керування файлами за допомогою перетягування.
• Показує історію версій файлів.
• Легкий обмін файлами через різні канали.
• Немає обмежень на синхронізацію при передачі даних.
• API для інтеграції додатків.

Недоліки:

• Безкоштовний тарифний план обмежений 2 ГБ.
• Немає доступу до хмарних файлів в автономному режимі.
• Базова організація папок.
• Для синхронізації потрібен інтернет.
• Обмін файлами може бути складним для не-користувачів.

Плани:

• Базовий: 2 ГБ безкоштовно.
• Плюс: 1 ТБ за $9,99/місяць (річна тарифікація).
• Професійний: 2 ТБ за $19,99/місяць (річна тарифікація).

4. LastPass

Якщо ви працюєте у віддаленій команді і жонглюєте численними додатками, менеджер паролів, наприклад, LastPass, може значно вплинути на продуктивність вашої команди. Він допоможе вам безпечно керувати даними для входу та ділитися ними з колегами.

Переваги:

• Один головний пароль: Зберігайте один головний пароль і забудьте про клопоти, пов’язані з запам’ятовуванням кількох облікових даних.
• Автозаповнення та Вибране: Швидкий вхід на часто відвідувані сайти за допомогою автозаповнення та збереження їх у вибраному.
• Синхронізація на різних пристроях: ваші паролі оновлюються і доступні на будь-якому пристрої, яким ви користуєтеся.
• Кастомізовані дозволи: Розділіть доступ без компрометації ваших паролів, встановивши спеціальні дозволи для членів команди.
• Спільні папки команди: Використовуйте спільну папку для доступу команди з індивідуальними дозволами для кожного учасника.

Недоліки:

• Не має десктопної програми: LastPass працює через плагін для браузера і не має окремого десктопного додатку.
• Обмеження на пристрої в безкоштовному плані: безкоштовна версія обмежена одним пристроєм, тому для синхронізації на декількох пристроях вам знадобиться платний тарифний план.
• Підтримка клієнтів: Підтримка обмежується чат-ботом, без живої допомоги.
• Екстрений доступ: Ця функція доступна лише для платних підписників.
• Ціни: LastPass може бути дорожчим за своїх конкурентів.

Плани:

Щоб дізнатися найактуальніші ціни та варіанти тарифних планів, відвідайте сайт LastPass або зв’яжіться з їхнім відділом продажів.

5. Zapier

Автоматизувавши завдання, ви зможете зосередитися на важливішій роботі, яка потребує вашої уваги та досвіду. Одним з інструментів, який може допомогти вам у цьому, є Zapier.

Плюси:

• Просте підключення додатків: Швидко підключайте такі програми, як Gmail і Slack, для автоматизації завдань.
• Розумні робочі процеси: Створюйте власні автоматизації за допомогою логіки if/then.
• Зменшіть кількість помилок, автоматизувавши рутинні завдання.

Мінуси:

• Може подорожчати: Більше автоматизації означає вищі витрати.
• Потрібен час, щоб навчитися: Налаштування автоматизації може бути складним для нових користувачів.
• Може не впоратися з дуже складними процесами.
• Деякі проблеми з додатками: Не всі програми підключаються безперебійно.

Ціноутворення:

• Почніть з 5 Zaps (автоматизацій) за $0.
• Стартовий план: 20 Zaps за $19.99 на місяць, з річною оплатою.
• Професійний: Необмежена кількість Zaps за $49.99 на місяць, з річною оплатою.
• Команда: Для команд необмежена кількість Zaps за $299.99/місяць, з річною оплатою.

Підсумок

Отже, якщо ви прийняли рішення покращити свої бізнес-процеси, підходити до цього процесу потрібно комплексно та відповідально. Розглянуті нами організаційні програми пропонують потужні рішення для покращення співпраці, обміну файлами, управління завданнями та автоматизації процесів у вашому бізнесі.